Code de conduite des Arbitres intérimaires de l’ODACC
Version actuelle – En vigueur le 16 décembre 2019
1. Définitions
« Loi » s’entend de la Loi sur la construction de l’Ontario, L.R.O. 1990, chap. C.30, ainsi modifiée;
« Arbitre intérimaire » s’entend d’une personne détenant un Certificat.
« Registre des Arbitres intérimaires » s’entend du répertoire des Arbitres intérimaires tenu à jour par l’ODACC.
« Certificat » s’entend du Certificat de qualification pour l’Arbitrage intérimaire délivré à une personne par l’ODACC après que ladite personne a satisfait aux exigences d’admissibilité et de formation prévues par l’ODACC, la Loi et le Règlement, a fait l’objet de l’évaluation de l’Arbitre intérimaire et a été approuvée par l’ODACC aux fins de la délivrance d’un Certificat.
« Code » s’entend du code de conduite des Arbitres intérimaires de l’ODACC.
« Renseignements confidentiels » s’entend de toute information que possède un Arbitre intérimaire ou qui est obtenue par l’Arbitre intérimaire dans le cadre ou aux fins du processus d’Arbitrage intérimaire, que l’information soit désignée ou non comme étant confidentielle, et qu’elle soit consignée ou non, et peu importe comment elle est établie, stockée, exprimée ou incorporée, notamment les noms et les coordonnées des Parties, les faits du différend et l’information liée au différend. Les Renseignements confidentiels excluent l’information qui est autrement accessible au public.
« Conflit d’intérêts » s’entend d’une situation où un Arbitre intérimaire a un intérêt réel ou perçu, pécuniaire ou non pécuniaire, direct ou indirect, suffisant pour sembler influer sur l’exercice objectif des devoirs de l’Arbitre intérimaire. Les conflits d’intérêts englobent les relations passées ou actuelles avec les Parties, perçues ou réelles, ainsi que la participation passée ou actuelle dans l’affaire. Un intérêt réel ou perçu du conjoint, de l’enfant, du parent ou d’un autre membre de la famille ou individu proche d’un Arbitre intérimaire, qui est lié de près à l’Arbitre intérimaire est réputé correspondre à l’intérêt d’un Arbitre intérimaire pour l’application de la présente définition.
« Décision » s’entend de la Décision écrite de l’Arbitre intérimaire.
« Harcèlement » s’entend notamment d’une conduite ou de commentaires vexatoires ou non désirés qu’on sait ou qu’on devrait raisonnablement savoir être non désirés.
« Pertes » s’entend des responsabilités, des coûts, des dommages et des frais (y compris les honoraires des avocats, des experts et des consultants).
« L’ODACC » s’entend de Règlement des différends en matière de contrats de construction de l’Ontario et constitue l’ANA aux fins de la Loi.
« Système personnalisé de l’ODACC » s’entend de la plateforme technologique utilisée par l’ODACC pour fournir des services de l’ODACC.
« Directives en matière de Décision de l’ODACC » s’entend des directives données par l’ODACC pour la rédaction des Décisions des Arbitrages intérimaires afin d’assurer leur clarté et leur uniformité.
« Partie » s’entend du demandeur ou de l’intimé dans une procédure d’Arbitrage intérimaire.
« Parties » s’entend du demandeur et de l’intimé dans une procédure d’Arbitrage intérimaire.
« Règlements » s’entend de tout Règlement promulgué en vertu de la Loi.
« Médias sociaux » s’entend des technologies Web interactives, accessibles au public et hébergées par un tiers utilisées pour produire, publier et interagir au moyen de texte, d’images ou d’enregistrements vidéo et audio afin d’informer, de partager, de promouvoir, de collaborer ou de réseauter.
« Médias sociaux » s’entend des technologies Web interactives, accessibles au public et hébergées par un tiers utilisées pour produire, publier et interagir au moyen de texte, d’images ou d’enregistrements vidéo et audio afin d’informer, de partager, de promouvoir, de collaborer ou de réseauter.
2. Préambule
2.1 L’ODACC s’engage à ce que ses Arbitres intérimaires atteignent les normes de conduite les plus élevées et assurent la confiance du public et la confiance envers l’ODACC et les Décisions des Arbitres intérimaires liées aux différends en matière de construction. Le Code établit la norme de conduite que les Arbitres intérimaires devraient observer et qu’ils se sont engagés à observer.
3. Objet
3.1 L’objet du Code est de réaliser ce qui suit :
- établir les règles visant à régir les responsabilités professionnelles et éthiques des Arbitres intérimaires;
- maintenir les principes de courtoisie, d’équité procédurale, de compétence, de proportionnalité et d’intégrité lors du déroulement des Arbitrages intérimaires;
- promouvoir la confiance du public à l’égard du processus d’Arbitrage intérimaire.
4.Demande
4.1 Le Code s’appliquera à tous les Arbitres intérimaires détenant un Certificat délivré par l’ODACC. Le Code régit les responsabilités continues des Arbitres intérimaires lors de la suspension et après l’annulation des certificats.
5.Principes
5.1 Un Arbitre intérimaire doit
- respecter les principes ci-après
- civisme;
- équité procédurale;
- compétence;
- proportionnalité; et
- intégrité
lors du déroulement d’un Arbitrage intérimaire.
- se comporter avec décorum;
- veiller à ce que les Parties soient informées des aspects procéduraux du processus d’Arbitrage intérimaire;
- écouter attentivement et avec respect les points de vue et les prétentions exprimés par les Parties et leurs représentants, et les lire attentivement;
- prendre des Décisions selon le bien-fondé du cas, en se fondant sur la justice, la loi alors en vigueur et les éléments de preuve;
- rédiger des Décisions conformément aux lignes directrices relatives aux Décisions de l’ODACC.
5.2 Aucun Arbitre intérimaire ne doit :
- omettre d’observer et de respecter les principes du Code ou les exigences de la Loi et du Règlement;
- se comporter d’une manière qui pourrait nuire à la réputation de l’ODACC ou du processus d’Arbitrage intérimaire;
- défendre la cause de toute Partie à l’Arbitrage intérimaire;
- agir à l’extérieur de son secteur de compétence, comme déterminé par la Loi, le Règlement, la législation ou le Code;
- déléguer à toute autre personne toute obligation de décider, sauf dans la mesure autorisée par les Parties ou la loi applicable.
6. Proportionnalité et façon d’éviter les frais excédentaires
6.1 Les Arbitres intérimaires doivent faire en sorte que les coûts et le temps requis pour l’Arbitrage intérimaire soient proportionnels à la valeur de la demande et aux attentes des Parties. Les Arbitres intérimaires doivent s’assurer que la procédure adoptée pour un Arbitrage intérimaire convient à la nature et à la valeur de la demande.
6.2 Pour assurer la proportionnalité et éviter les frais excédentaires ou inutiles, les Arbitres intérimaires doivent se préparer correctement aux Arbitrages intérimaires.
6.3 Les Arbitres intérimaires ne doivent pas retarder le processus d’Arbitrage intérimaire.
7. Conflit d’intérêts
7.1 Un Arbitre intérimaire ne doit pas donner suite à un Arbitrage intérimaire au sein duquel l’Arbitre intérimaire a un Conflit d’intérêts ou pourrait raisonnablement être perçu comme en ayant un. L’Arbitre intérimaire doit veiller à ce que l’Arbitre intérimaire n’ait pas de Conflit d’intérêts et continue de n’avoir aucun Conflit d’intérêts lors de tout Arbitrage intérimaire où l’Arbitre intérimaire est sélectionné ou nommé.
7.2 Tant avant le processus d’Arbitrage intérimaire que tout au long de celui-ci, un Arbitre intérimaire doit divulguer tous les intérêts, relations et questions susceptibles d’avoir une incidence sur l’indépendance ou l’impartialité de l’Arbitre intérimaire, ou qui pourraient raisonnablement être perçus comme en ayant une.
7.3 Lorsqu’un Arbitre intérimaire sait ou apprend qu’il ne peut pas ou ne pourra pas être en mesure de maintenir le degré d’indépendance ou d’impartialité nécessaire, il doit aussitôt :
- informer les Parties du Conflit d’intérêts possible et entendre les prétentions sur la question;
- conseiller et demander conseil à l’ODACC.
7.4 Si une Partie à un Arbitrage intérimaire soulève une allégation de Conflit d’intérêts, l’Arbitre intérimaire doit immédiatement informer l’ODACC de l’allégation. Après avoir reçu les conseils de l’ODACC, l’Arbitre intérimaire peut choisir de démissionner ou d’entendre les prétentions des Parties sur la question du Conflit d’intérêts présumé. Après les prétentions, l’Arbitre intérimaire peut démissionner ou déterminer que l’Arbitre intérimaire n’a pas de Conflit d’intérêts.
7.5 Chaque Arbitre intérimaire doit remplir et signer le Formulaire d’indépendance et d’impartialité de l’ODACC, qui figure à l’annexe A du Code pour chaque Arbitrage intérimaire.
8. Communication
8.1 Les Arbitres intérimaires doivent communiquer de façon appropriée et professionnelle avec les Parties, leurs représentants et tout témoin ou autre tiers participant à l’Arbitrage intérimaire.
8.2 Toutes les communications, directes ou indirectes, verbales ou écrites, avec une Partie, un témoin, un représentant d’un témoin ou un représentant d’une Partie, doivent se faire en présence de toutes les Parties et de leurs représentants. Les communications par courriel et par écrit à une Partie, à un témoin, à un représentant d’un témoin ou à un représentant d’une autre Partie doivent être envoyées en copie conforme à toutes les Parties et à leurs représentants.
8.3 Toute communication de la part des Arbitres intérimaires qui concerne de quelque façon que ce soit les activités de l’ODACC ou un Arbitrage intérimaire doit être menée d’une façon qui est approuvée au préalable par l’ODACC comme étant appropriée et sûre.
8.4 Un Arbitre intérimaire ne doit pas communiquer avec toute Partie, tout représentant d’une Partie ou toute autre personne aux fins d’être sélectionné comme Arbitre intérimaire pour un différend ou un Arbitrage intérimaire.
8.5 Un Arbitre intérimaire ne doit pas faire de commentaires publics ni communiquer avec les médias sous quelque forme que ce soit, au sujet de l’ODACC, ou de tout Arbitrage intérimaire, sans d’abord obtenir l’approbation écrite de l’ODACC.
9. Confidentialité
9.1 Les Arbitres intérimaires ne doivent pas, en aucun temps, divulguer ou communiquer par tout moyen, y compris les Médias sociaux, à toute personne, tout renseignement confidentiel, à moins que la loi ne l’exige.
9.2 Les Arbitres intérimaires doivent prendre toutes les précautions nécessaires contre l’accès ou l’utilisation non autorisés, ou contre l’utilisation inappropriée des Renseignements confidentiels. Plus précisément, les Arbitres intérimaires ne doivent pas permettre à des personnes, autres que celles qui y ont droit, d’avoir accès aux Renseignements confidentiels et ils doivent s’assurer que l’accès aux documents contenus sur leurs appareils électroniques (comme les téléphones cellulaires, les tablettes et les ordinateurs personnels) est protégé par un mot de passe.
9.3 Les Arbitres intérimaires ne doivent pas utiliser des renseignements personnels pour obtenir un gain ou un avantage personnel ou privé, ou pour le gain ou l’avantage personnel ou privé de tout autre individu ou organisme.
9.4 Lorsqu’un Arbitre intérimaire cesse de détenir un Certificat ou si le Certificat est suspendu, l’obligation de ne pas divulguer ni communiquer de renseignements personnels subsiste.
9.5 Si un Arbitre intérimaire apprend l’existence d’une divulgation éventuelle des renseignements possibles, il doit immédiatement informer l’ODACC par écrit de la divulgation éventuelle.
9.6 Les Arbitres intérimaires conviennent d’être personnellement et exclusivement responsables d’indemniser l’ODACC pour toute perte survenant ou résultant de tout manquement de la part de l’Arbitre intérimaire à protéger les renseignements personnels.
10. Compétence et équité
10.1 Les Arbitres intérimaires ne doivent accepter une sélection ou une nomination visant à mener un Arbitrage intérimaire que s’ils sont sûrs d’avoir l’expérience et les aptitudes nécessaires pour remplir leurs obligations avec compétence et équité.
10.2 Les Arbitres intérimaires ne doivent pas faire d’observations, que ce soit verbalement ou par écrit, ni adopter toute autre conduite qui est trompeuse ou susceptible de tromper l’ODACC, les Parties ou les représentants des Parties concernant l’expérience ou l’expertise de l’Arbitre intérimaire.
10.3 Les Arbitres intérimaires doivent connaître les dispositions de la Loi et du Règlement qui portent sur le régime d’Arbitrage intérimaire et l’objet du différend.
10.4 Les Arbitres intérimaires doivent maintenir des registres appropriés de chaque Arbitrage intérimaire qu’ils mènent et doivent veiller à ce que tous les documents soient téléchargés dans le Système personnalisé de l’ODACC le jour où la Décision est communiquée ou avant cela.
11. Harcèlement
11.1 Les Arbitres intérimaires doivent traiter les Parties et le personnel de l’ODACC de façon appropriée et avec respect, et se traiter mutuellement ainsi. Ils ne doivent pas faire preuve de Harcèlement, de harcèlement sexuel, de discrimination ou de violence, ni adopter un comportement abusif.
11.2 Un Arbitre intérimaire ne doit pas nuire à l’exercice des responsabilités de l’ODACC, du personnel de l’ODACC ou de tout autre Arbitre intérimaire.
12. Avis de changement à l’ODACC
12.1 Les Arbitres intérimaires doivent aviser l’ODACC de tout changement apporté aux renseignements requis pour le Registre des Arbitres intérimaires.
12.2 Les Arbitres intérimaires doivent aviser l’ODACC immédiatement si l’Arbitre intérimaire cesse de satisfaire aux exigences d’admissibilité prévues dans la Loi et le Règlement pour détenir un Certificat.
13. Conformité
13.1 Les Arbitres intérimaires doivent se familiariser avec leurs obligations en vertu du Code, et les connaître.
13.2 Les Arbitres intérimaires peuvent, en tout temps, demander conseil à l’ODACC quant à toute question liée au Code.
13.3 Les Arbitres intérimaires doivent demander l’avis de l’ODACC s’ils sont d’avis ou si une Partie a allégué qu’une violation de toute disposition du Code est survenue ou peut être survenue.
14. Frais
14.1 À moins que les Parties et l’Arbitre n’en conviennent autrement, les Arbitres intérimaires ne doivent facturer les frais que comme établi dans le barème des droits de l’ODACC et conformément à leur entente avec l’ODACC.
14.2 Les Arbitres intérimaires doivent immédiatement informer l’ODACC s’ils apprennent que les frais d’un Arbitrage intérimaire dépasseront le montant recueilli comme acompte.
14.3 Pour dissiper tout doute, tous les Arbitres intérimaires conviennent de partager les honoraires complets de tous les Arbitrages intérimaires dans le domaine de la construction en Ontario avec l’ODACC selon le pourcentage approuvé par le ministre du Procureur général et comme prévu sur le site Web de l’ODACC, que l’Arbitre intérimaire soit nommé par l’ODACC ou désigné directement par les Parties.
15. Inspections sur place
15.1 Les Arbitres intérimaires doivent réaliser une inspection sur place. S’ils choisissent de le faire, ils doivent mener les inspections conformément aux exigences prévues dans la Loi.
16. Conservation des documents et exigence de rapport des Arbitres intérimaires
16.1 Les Arbitres intérimaires doivent fournir à l’ODACC un projet de Décision dans un délai de 25 jours suivant la plainte en fournissant tous les documents à l’Arbitre intérimaire sur lesquels l’intimé à l’intention de se fonder.
16.2 Les Arbitres intérimaires doivent fournir un exemplaire de la Décision définitive aux Parties, comme exigé par la Loi et le Règlement, et doivent transmettre un exemplaire à l’ODACC le même jour.
16.3 Si un Arbitre intérimaire a l’intention de se retirer d’un Arbitrage intérimaire, il doit en aviser l’ODACC par écrit un jour avant la date à laquelle l’Arbitre intérimaire en informe les Parties.
16.4 Si un Arbitre intérimaire doit effectuer une correction typographique à une Décision, l’Arbitre intérimaire doit fournir un exemplaire de la Décision corrigée à l’ODACC le même jour étant donné qu’il est fourni aux Parties.
16.5 Si un Arbitre intérimaire a des raisons de croire que les frais de l’Arbitrage intérimaire dépasseront les frais estimés au début de l’Arbitrage intérimaire, l’Arbitre intérimaire doit en informer immédiatement l’ODACC par écrit.
16.6 Pour les Arbitrages intérimaires qui sont rémunérés à l’heure, l’Arbitre intérimaire doit indiquer ses heures, frais et frais supplémentaires, s’il y a lieu, à l’ODACC dans un délai de cinq (5) jours de la communication de la Décision aux Parties.
16.7 Les arbitres intérimaires certifiés conviennent de mener tous les arbitrages intérimaires entrepris en vertu de la Loi par l’entremise de l’ODACC.
17. Application
17.1 Toute personne, y compris un membre du public, un membre du personnel de l’ODACC ou un autre Arbitre intérimaire, qui a des motifs raisonnables de croire qu’un Arbitre intérimaire peut avoir enfreint le Code, peut engager une plainte aux termes de la procédure de plaintes prévue sur le site Web de l’ODACC.
18. Conséquence de ne pas observer le Code de conduite des Arbitres intérimaires
18.1 Tout Arbitre intérimaire qui s’est comporté d’une manière que l’ODACC considère comme étant contraire à une disposition du Code s’expose au risque de voir son Certificat suspendu ou annulé, ou pourrait devoir suivre une formation ou des cours supplémentaires, comme jugé nécessaire par l’ODACC.
Annexe A: Formulaire d’indépendance et d’impartialité de l’ODACC peut être trouvé ici.
Versions précédentes
1er octobre 2019 – 9 octobre 2019 : https://odacc.ca/wp-content/uploads/2019/10/ODACC-Adjudication-Code-of-Conduct_ADRC-20191001-1-French.pdf
10 octobre 2019 – 15 décembre 2019 : https://odacc.ca/wp-content/uploads/2019/10/ODACC-Adjudication-Code-of-Conduct_ADRC-20191010-1-French-copy.pdf