Processus de règlement des plaintes

L’Équipe d’assurance de la qualité de l’ODACC (l’« Équipe d’AQ ») donnera suite à toute plainte ou préoccupation relative à ses arbitres intérimaires, à l’ODACC ou aux services de l’ODACC. Le bureau de l’ombudsman d’ADR Chambers fera partie de l’Équipe d’AQ de l’ODACC.

Le processus de traitement des plaintes prévoit un processus d’enquête indépendante sur les plaintes ainsi que le règlement rapide des plaintes. L’Équipe d’AQ enquêtera sur les questions soulevées, tirera des conclusions et mettra en œuvre toute mesure corrective appropriée.

Le processus de traitement des plaintes

1. Réception des plaintes 

Il importe que toutes les plaintes soient soumises par écrit au moyen du formulaire électronique disponible sur le site Web de l’ODACC et qu’elles contiennent :

  • le nom complet du plaignant;
  • les coordonnées du plaignant (adresse personnelle, courriel, numéro[s] de téléphone);
  • la nature de la plainte (contre un Arbitre intérimaire, l’ODACC ou les services de l’ODACC);
  • le nom de l’Arbitre intérimaire visé par la plainte, s’il y a lieu;
  • le numéro du dossier d’arbitrage intérimaire, s’il y a lieu;
  • les dates auxquelles l’activité faisant l’objet de la plainte a eu lieu; et
  • une description de la plainte.

L’ODACC accusera réception de la plainte dans les deux (2) jours ouvrables suivant la réception de la plainte.

2. Enquête

La plainte sera transmise à l’équipe d’AQ, qui déterminera dans les dix (10) jours ouvrables suivant la réception de la plainte si une enquête est nécessaire et appropriée.

Si l’équipe d’AQ détermine qu’une enquête n’est pas nécessaire, elle informera le plaignant de sa décision de ne pas procéder à une enquête et lui fournira les motifs de sa décision.

Si l’équipe d’AQ détermine qu’une enquête est nécessaire, elle nommera un enquêteur.

L’enquêteur :

    • recueillera des renseignements auprès du plaignant;
    • recueillera des renseignements auprès de l’Arbitre intérimaire, s’il y a lieu;
    • examinera tous les documents écrits et autres soumis; et
    • rédigera un bref rapport écrit exposant les faits, son analyse et ses recommandations.

L’enquêteur transmettra ses recommandations à l’équipe d’AQ dans les vingt (20) jours ouvrables suivant la réception de tous les documents fournis par le plaignant et par
toutes les parties identifiées par l’enquêteur.

L’équipe d’AQ prendra une décision en vue d’une résolution appropriée de la plainte (c.-à-d. qu’elle décidera si des mesures correctives sont nécessaires ou non).

Si, dans le cas d’une plainte contre un Arbitre intérimaire, l’équipe d’AQ détermine que des mesures correctives sont nécessaires, elle peut exiger que l’Arbitre intérimaire prenne lesdites mesures correctives avant de mener tout autre arbitrage intérimaire. L’Arbitre intérimaire pourrait ainsi être tenu de suivre une formation supplémentaire, par exemple.

L’équipe d’AQ peut décider de suspendre le Certificat d’un Arbitre intérimaire pour une durée déterminée.

L’équipe d’AQ est également autorisée à annuler entièrement le certificat d’un Arbitre intérimaire et à rayer un Arbitre intérimaire du Registre des arbitres intérimaires, le cas échéant.ingt

3. Réponse au plaignant

L’équipe d’AQ informera le plaignant par écrit de sa décision concernant la plainte.

4. Suivi et rapport 

L’ODACC assurera le suivi des plaintes concernant les Arbitres intérimaires, à titre individuel et collectif. Ces renseignements serviront à fournir une rétroaction à chaque Arbitre intérimaire et à façonner le contenu de la formation continue des Arbitres intérimaires. L’ODACC remettra un rapport écrit au ministère du Procureur général de l’Ontario sur les plaintes reçues par l’ODACC et leur résolution.

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Contactez-nous à

authority@odacc.ca

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