Honoraires et avances
Négociation des Honoraires d’arbitrage intérimaire avec les Parties
Après avoir consenti à mener l’arbitrage intérimaire d’un différend, l’Arbitre intérimaire communiquera avec les Parties pour négocier les Honoraires d’arbitrage intérimaire. Ces Honoraires peuvent consister en un montant fixe ou en un taux horaire, en plus des débours.
Officialiser l’entente d’honoraires avec les Parties
Une fois que les Parties et l’Arbitre intérimaire ont convenu des Honoraires d’arbitrage, l’Arbitre intérimaire doit officialiser l’entente des honoraires avec les Parties sur la page « Frais » du Système personnalisé de l’ODACC (voir une capture d’écran à l’image 4). Un Arbitre intérimaire doit :
- Se connecter au Système personnalisé de l’ODACC;
- Ouvrir le dossier en cliquant sur « Mes dossiers »;
- Cliquer sur l’onglet « Frais »;
- Cliquer sur le bouton « Changer »;
- Indiquer le taux horaire ou les honoraires fixes (et les débours le cas échéant) qui ont été négociés avec les Parties;
- Cliquer sur le bouton « Sauvegarder et recalculer les avances d’honoraires »;
- Ajouter un commentaire; et
- Cliquer sur le bouton « Soumettre aux Parties ».
Les Parties recevront un courriel les informant que l’Arbitre intérimaire a fixé les Honoraires d’arbitrage intérimaire et leur demandant d’officialiser l’entente des honoraires en consentant au montant indiqué.
Avances d’honoraires
L’ODACC tentera de percevoir l’avance au début de l’arbitrage intérimaire pour couvrir les frais d’arbitrage anticipés. Quand l’Arbitre intérimaire soumet les Frais d’arbitrage aux Parties (comme il est expliqué ci-dessus), les Parties peuvent consulter l’avance et la payer en cliquant sur un lien. Une information sur le montant des avances d’honoraires est affichée en bas de la page « Frais » (voir l’image 4 ci-dessus).
Comment l’ODACC calcule-t-elle l’Avance?
L’Avance est calculée pour couvrir les frais et les impôts :
- Les Honoraires d’arbitrage intérimaire sont négociés par l’Arbitre intérimaire ou fixés par l’ODACC;
- S’il s’agit d’honoraires fixes, les Honoraires d’arbitrage intérimaire seront un montant fixe;
- S’il s’agit d’un taux horaire, le montant de l’avance sera basé sur une estimation du temps consacré par l’Arbitre intérimaire et les débours prévus (souvent aux alentours de 60 heures).
- Chaque Partie payera la moitié de l’avance totale.
- Des Frais de renvoi à l’arbitrage intérimaire (consulter le Barème des Honoraires pour plus de renseignements). Les frais de renvoi sont payables par le Demandeur;
- Des Frais de Certification (consulter le Barème des Honoraires pour plus de renseignements). Chaque Partie payera la moitié des Frais de certification; et
- Les impôts prévus.
FAQ : Quand les Parties doivent-elles payer l’Avance?
L’Avance doit être payée dans un délai sept jours suivant la date du courriel envoyé aux Parties qui leur demande de consentir aux Honoraires dans le Système personnalisé de l’ODACC.
La réponse des Parties aux Honoraires d’arbitrage intérimaire
Le tableau des Avances (voir l’image 5 ci-dessous) se met à jour au fur et à mesure que les Parties acceptent ou rejettent les Honoraires d’arbitrage intérimaire :
- Si une Partie ne consent pas aux Honoraires, le tableau affichera « Envoyé ».
- Quand une Partie consent aux Honoraires, l’état de l’Avance indiquera « À payer ». La Partie pourra payer l’Avance
- Lorsque les deux Parties consentent au montant des Honoraires, un courriel sera envoyé pour confirmer que les Parties ont donné leur accord.
- Si une Partie rejette les Honoraires, l’état de l’Avance indiquera « Rejeté ».
- L’Arbitre recevra un courriel lui demandent d’allant à la page « Frais » et de soumettre des nouveaux honoraires aux Parties, ou de demander à l’ODACC de fixer les honoraires, comme il est indiqué à la section Demander à l’ODACC de déterminer les Honoraires d’arbitrage intérimaire.
- Une fois l’Avance payée par une Partie, le tableau indiquera « Payé ».
FAQ : Que se passe-t-il si une Partie ne paie pas sa part de l’avance?
Si l’avance n’est pas payée, l’Arbitre intérimaire peut se retirer et ne pas rendre de Décision. Si l’Intimé ne paie pas sa part de l’avance, le Demandeur peut payer la part de l’avance de l’Intimé pour que l’arbitrage intérimaire puisse continuer. L’Arbitre intérimaire calculera les coûts de l’arbitrage intérimaire au moment de rendre sa décision, et si les honoraires sont exigibles de l’Intimé, l’Arbitre intérimaire demandera que les frais avancés par le Demandeur soient remboursés par l’Intimé.
FAQ: Qui est responsable de payer les Honoraires d’arbitrage intérimaire?
Les Honoraires d’arbitrage intérimaire sont partagés à parts égales entre les Parties à l’arbitrage intérimaire, à moins que l’Arbitre intérimaire n’en décide autrement (par. 13.10(3) de la Loi sur la construction). Chaque Partie à l’arbitrage intérimaire sera responsable de payer ses propres frais, indépendamment de la Décision (Art. 13.16 de la Loi sur la construction). Conformément à l’article 13.17 de la Loi sur la construction, un Arbitre intérimaire peut demander à une Partie de payer une partie ou la totalité des frais quand la Partie a agi « d’une façon qui est frivole ou vexatoire ou qui constitue un abus de procédure, ou autrement que de bonne foi. »
Demander à l’ODACC de fixer les Honoraires d’arbitrage intérimaire
Si l’Arbitre intérimaire et les Parties ne parviennent pas à s’entendre sur les Honoraires d’arbitrage intérimaire, l’Arbitre intérimaire peut demander à l’ODACC de les fixer. Pour ce faire, l’Arbitre intérimaire doit aller à l’onglet « Frais » et cliquer sur le bouton « Demander à l’ODACC de fixer les Honoraires » (voir l’image 4 ci-dessus).
L’ODACC fixera les honoraires conformément au Barème des honoraires approuvé par le Procureur général de l’Ontario. Une fois les honoraires fixés, l’Arbitre intérimaire et les Parties recevront un courriel leur demandant d’aller à la page « Frais » pour consulter les honoraires d’arbitrage intérimaire et les avances.
Avances supplémentaires
Dans certains cas où l’Arbitre intérimaire estime que le montant demandé dans l’avance ne couvrira pas les coûts prévus dans l’arbitrage intérimaire, il ou elle pourra demander une avance d’honoraires supplémentaire.
Par exemple, quand l’avance a été calculée avec un taux horaire multiplié par 60 heures et que l’Arbitre intérimaire estime qu’il ou elle consacrera plus de 60 heures dans l’arbitrage, l’Arbitre intérimaire pourra demander (et percevoir) une avance supplémentaire. De même, quand un Processus d’arbitrage intérimaire prédéterminé a été fixé par l’Arbitre intérimaire, et que l’Arbitre intérimaire et les Parties décident ensuite que le processus demande plus de travail qu’initialement prévu, les Parties et l’Arbitre intérimaire peuvent s’entendre sur des honoraires plus élevés, auquel cas une avance supplémentaire sera demandée.
L’Arbitre intérimaire peut demander une avance supplémentaire en allant à l’onglet « Frais » du Système personnalisé de l’ODACC (voir une capture d’écran à l’image 5 ci-dessous). Le bas de la page « Frais » contient une section appelée Avance Supplémentaire qui fonctionne de la même manière que celle de l’Avance initiale. Les frais de renvoi et les frais de certification ne sont pas perçus par le biais d’une avance supplémentaire.
Facturer l’ODACC
L’ODACC tentera de percevoir le montant des avances des Parties et payera les Arbitres intérimaires le 15 du mois suivant la clôture du dossier de l’arbitrage intérimaire ou la date de paiement des honoraires, la date la plus tardive étant retenue.